Profissional de RH, você sabe a diferença de custo e despesa? Apesar da área de Recursos Humanos desempenhar um papel crucial no sucesso de qualquer organização, é comum ser vista apenas como um centro de custos.
No entanto, para mudar essa percepção e conquistar os recursos necessários, é fundamental entender as diferenças entre custos e despesas e demonstrar o impacto positivo que o RH pode gerar. Nós da Allya, mostraremos a seguir!
O que é custo?
Custo é o valor gasto para adquirir ou produzir bens e serviços. Em outras palavras, é o dinheiro necessário para obter os recursos e materiais, realizar atividades ou oferecer um produto, ou serviço específico.
Quais são os tipos de custos dentro de uma empresa?
Contratação de colaboradores
Contratar, capacitar e até demitir um colaborador são ações que trazem custos para a empresa. Na fase de contratação, a organização está empenhada em encontrar o profissional ideal e, enquanto isso não ocorre, ela perde tempo e produtividade.
Quando um colaborador é contratado, iniciam-se os custos com treinamentos para que ele seja capacitado a desempenhar corretamente as atividades exigidas pela empresa. Quando um profissional é demitido, por outro lado, existem os custos com pagamentos, direitos trabalhistas e FGTS.
Aluguel
Correspondem aos gastos com aluguel e condomínio da infraestrutura da empresa. É importante que o dono da empresa analise se o espaço disponível é realmente necessário para o funcionamento do seu negócio e não se torne mais um gasto desnecessário.
Logística
Estoque, armazenagem, transporte e encomenda são alguns dos custos referentes a logística da empresa.
Aquisição de materiais
Referem-se aos custos de matéria-prima, móveis, equipamentos e produtos. É necessário que esses custos sejam apurados de forma precisa, de modo que o excesso ou escassez de materiais não gerem prejuízo para a empresa.
Custos da área de RH
Os custos do departamento de Recursos Humanos se referem aos gastos que a empresa tem para adquirir, desenvolver e manter seus funcionários. Esses gastos estão diretamente ligados às atividades de RH e podem incluir:
Salários e benefícios dos funcionários
São os gastos diretos relacionados à remuneração dos colaboradores, como salários, bonificações, comissões e benefícios corporativos.
Recrutamento e seleção
Os custos envolvidos no processo de contratação, como vagas de emprego, taxas de agências de recrutamento, despesas de viagem para entrevistas e custos de testes de seleção.
Treinamento e desenvolvimento
Os gastos relacionados à capacitação e aprimoramento dos funcionários, como programas de treinamento, palestras, workshops, cursos de capacitação, entre outros.
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Tecnologia e sistemas de RH
Os custos de software, hardware e infraestrutura tecnológica utilizados pelo departamento de RH, como sistemas de gestão de RH, sistemas de folha de pagamento e plataformas de recrutamento online.
O que são despesas?
Despesa é um termo utilizado para descrever a saída de recursos financeiros de uma pessoa, empresa ou organização.
As despesas podem ser divididas em diferentes categorias, como:
- despesas operacionais;
- despesas administrativas;
- despesas financeiras.
Quais são os tipos de despesas dentro de uma empresa?
Antes mesmo de mostrar quais são os tipos de despesas, é importante explicar que existem dois tipos de despesas: fixas e variáveis.
Despesas fixas
Como o próprio termo diz, despesas fixas são aquelas constantes, que não variam ou variam pouco, mas que, independente de seu valor, continuam fazendo parte do orçamento mensal, pessoal ou empresarial. A seguir alguns exemplos de despesas fixas dentro de uma empresa:
- remuneração do quadro de pessoal da empresa;
- contas de energia elétrica, água, de telefone;
- taxas bancárias.
Despesas variáveis
As despesas variáveis são aqueles gastos que têm relação direta com o negócio da empresa, como, por exemplo:
- comissões relativas aos negócios fechados;
- gastos com abastecimento de veículos da empresa;
- eventuais reparos;
- manutenções não programadas.
Despesas da área de RH
As despesas são os gastos necessários para manter o departamento de RH funcionando, mesmo que não estejam diretamente ligados às suas atividades principais. Alguns exemplos dessas despesas podem incluir:
Despesas administrativas
Englobam os gastos gerais de escritório, como materiais de escritório, suprimentos, serviços de correio e outras despesas administrativas necessárias para o funcionamento do RH.
Viagens e hospedagem
Refere-se às despesas relacionadas a viagens de negócios, participação em conferências e eventos, bem como hospedagem e refeições durante esses períodos.
Marketing e publicidade de RH
Inclui os gastos com atividades de marketing e publicidade voltadas para atrair candidatos e promover a imagem da empresa como um bom lugar para trabalhar.
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Consultoria externa
São os custos de contratação de serviços de consultoria especializada em áreas específicas de RH, como treinamento, desenvolvimento organizacional, remuneração e benefícios, entre outros.
Afinal, qual a diferença entre custo e despesa?
Os custos estão diretamente relacionados à produção e ao produto final, e podem incluir matérias-primas, mão de obra, equipamentos, entre outros. Por outro lado, a despesa é o gasto que não está diretamente relacionado ao produto final, mas sim à manutenção e operação da empresa como um todo.
Para exemplificar essa diferença, considerando o setor de Recursos Humanos, os custos de RH estão relacionados aos gastos diretos envolvidos na contratação, treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, além dos recursos necessários para as atividades essenciais do departamento. Isso inclui:
- salários;
- benefícios;
- recrutamento e seleção;
- investimentos em programas de capacitação, tecnologia e sistemas específicos de RH;
- entre outros.
Por sua vez, as despesas de RH são gastos indiretos e necessários para a manutenção e operação do departamento na totalidade, mas que não estão diretamente ligados à produção de bens ou serviços. Isso pode englobar despesas como:
- aluguel;
- manutenção das instalações do RH;
- custos administrativos;
- despesas com viagens e hospedagem para eventos ou treinamentos;
- marketing e publicidade voltados para a área de RH.
Qual é a importância da gestão de custos e despesas?
A importância da gestão de custos e despesas no RH não pode ser subestimada. Ao realizar uma gestão eficaz desses aspectos financeiros, a empresa pode colher diversos benefícios significativos.
Uma gestão adequada de custos permite monitorar de perto a situação financeira da organização, fornecendo dados e informações cruciais para a tomada de decisões estratégicas.
Ao otimizar os recursos disponíveis por meio de uma gestão eficiente de custos, o RH pode aumentar os níveis de produtividade, melhorar o desempenho e obter uma margem de lucro mais ampla.
Além disso, ao implementar uma estratégia de controle de custos, o setor terá mais recursos disponíveis para investir no capital humano.
Como o RH pode economizar nos custos e despesas?
No setor de Recursos Humanos, existem várias maneiras de economizar nos custos e despesas sem comprometer a qualidade do trabalho ou a satisfação dos colaboradores. Aqui estão algumas dicas valiosas:
- automatizar processos manuais: utilizar a tecnologia para agilizar e simplificar tarefas que consomem tempo e recursos, como a busca por parceiros de descontos para os colaboradores. Com a plataforma de bem-estar financeiro da Allya, o RH disponibiliza em um único lugar milhares de descontos para os funcionários, sem precisar entrar em contato com os parceiros;
- utilizar o banco de horas: em vez de pagar horas extras aos trabalhadores que excedem a jornada normal, compense-as com folgas ou redução da carga horária em outro dia. Isso reduz encargos trabalhistas e evita o desgaste dos funcionários;
- realizar férias coletivas: conceder férias a todos os colaboradores ou a um setor inteiro durante períodos de baixa demanda, ou sazonalidade. Isso reduz as despesas como conta de energia, água, internet, entre outros, além de evitar o acúmulo de férias não utilizadas e o pagamento de abonos;
- investir em treinamento dos funcionários: investir na capacitação e desenvolvimento dos colaboradores para aumentar a produtividade, a qualidade e a inovação. Isso reduz os custos com rotatividade de pessoal, absenteísmo, retrabalho e desperdício;
- incorporar tecnologia: utilizar ferramentas digitais que facilitem a gestão do RH e dos colaboradores, como softwares de gestão de desempenho, gestão de projetos e comunicação interna. Isso reduz os custos com processos burocráticos, aumenta a eficiência e promove a integração das equipes.
Qual é a diferença entre despesas e investimentos?
A principal diferença entre despesas e investimentos está no impacto que cada um deles tem sobre as finanças e no objetivo que cumprem dentro de uma empresa.
Como falamos anteriormente, despesas referem-se a gastos que, geralmente, têm um efeito imediato e são necessários para manter as operações cotidianas, como o pagamento de contas, salários, aluguel ou compra de suprimentos.
Sendo assim, os investimentos têm uma perspectiva mais voltada para o futuro. Ao invés de serem gastos que se esgotam rapidamente, os investimentos são alocações de recursos com a expectativa de gerar um retorno positivo ao longo do tempo.
Isso pode ser observado na compra de máquinas, melhorias em infraestrutura, desenvolvimento de novos produtos ou até mesmo na educação de funcionários.
Considere o benefício da Allya como um investimento para aumentar o bem-estar financeiro dos colaboradores e não como um custo ou despesa! Assine a nossa newsletter e embarque nessa jornada de conhecimento sobre a diferença entre custo e despesa no setor de Recursos Humanos.
