Algumas vezes, as reuniões podem acabar tomando muito tempo dos seus funcionários, ao invés de serem úteis. Por isso, nós da Allya mostraremos como é importante realizar reuniões produtivas, onde as ideias são trocadas e decisões pertinentes são tomadas. Para isso, é essencial se organizar e planejar. A seguir, aprenda como fazer uma reunião de trabalho produtiva!
Passo a passo para fazer uma reunião de trabalho produtiva
Gerenciar bem o tempo é indispensável para alcançar a produtividade desejada na vida pessoal e profissional. Por isso, é necessário saber como conduzir uma reunião de trabalho produtiva para fazer toda a diferença. Veja o passo a passo!
1. Estabelecer os objetivos da reunião
Para garantir reuniões mais eficazes, os objetivos devem ser claros, diretos e simples. Ao comunicar claramente o que se espera alcançar com o encontro, você economiza tempo valioso para você, seus colegas e a empresa.
Uma estratégia simples é compartilhar um documento prévio, que servirá como guia para manter todos focados no assunto em questão.
2. Reservar intervalos entre as reuniões
Quando se trata de realizar reuniões produtivas, muitas vezes nos esquecemos da importância da logística. É essencial considerar o tempo necessário para ir ao banheiro, tomar um café ou se deslocar de um lugar para outro.
Por isso, reserve pelo menos 5 minutos entre as reuniões para se organizar da melhor forma possível, garantindo que tudo aconteça conforme planejado.
3. Contar com um líder eficiente
Para garantir reuniões produtivas, é fundamental ter um líder eficiente no comando. Essa pessoa será responsável por conduzir o encontro de forma eficaz, buscando alcançar o objetivo de maneira prática, rápida e eficiente.
Um bom líder poderá identificar quais tarefas podem ser delegadas aos colaboradores, beneficiando todos os envolvidos no processo.
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4. Incentivar a participação e a comunicação aberta
É preciso encorajar todos os participantes a compartilharem suas ideias e perspectivas durante a reunião. Afinal, uma comunicação aberta e transparente promove um ambiente de trabalho saudável, no qual os colaboradores se sentem valorizados e ouvidos.
5. Se preocupar com o bem-estar mental dos colaboradores
Segundo um estudo da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP), divulgado no InfoMoney, foi constatado que as reuniões virtuais em excesso podem ter efeitos negativos na saúde mental dos funcionários. A pesquisa, realizada entre agosto e outubro de 2020, revelou que 68,6% dos psiquiatras aumentaram as prescrições de psicoterapia para os pacientes que apresentaram sintomas de estresse e ansiedade, entre outros.
Esse estudo destaca a importância de equilibrar o uso de reuniões virtuais para preservar a saúde mental dos colaboradores. Uma forma de contribuir pelo bem-estar mental dos colaboradores é oferecendo benefício corporativo da Allya, que oferece milhares descontos em todos os tipos de compras, inclusive terapia online.
💡 Bem-estar mental dos funcionários: como melhorar?
6. Priorizar o foco durante as reuniões
Por último, mas não menos importante: o foco! O sucesso de uma boa reunião depende totalmente da capacidade de manter o foco para obter resultados positivos.
É fundamental evitar conversas paralelas e escolher ambientes onde a distração seja minimizada. Além disso, evite o uso de celulares e outros dispositivos durante a reunião. Dessa forma, será mais fácil concentrar-se no assunto em questão e alcançar os objetivos propostos.
Agora você está pronto para ter reuniões de trabalho mais produtivas e saudáveis na sua empresa? Coloque nossas dicas em prática e conte com a ajuda da Allya! Para ler outros conteúdos como esse, assine a nossa newsletter!
