A gestão de despesas é uma ferramenta fundamental para garantir a saúde financeira e a sustentabilidade das empresas. Por isso, ancorado na perspectiva dos Recursos Humanos, vamos mostrar como melhorar o controle de gastos, destacando a importância de compreender, classificar e otimizar cada gasto. Confira abaixo!
O que é gestão de despesas?
A gestão de despesas representa um conjunto de ações que permite à empresa acompanhar e controlar cada gasto realizado para manter suas atividades em funcionamento.
Mesmo quando não têm relação direta com a atividade-fim, esses valores impactam diretamente a saúde financeira da organização. Ao manter o olhar atento sobre os gastos, os gestores conseguem reduzir excessos, enxugar custos e tomar decisões mais estratégicas.
Qual é a diferença entre custos e despesas corporativas?
A diferença entre custos e despesas está na ligação que esses gastos têm com a produção. Custos correspondem aos valores aplicados diretamente na criação de produtos ou na prestação de serviços. Já as despesas representam os gastos necessários para manter a estrutura da empresa em funcionamento, sem relação direta com a fabricação ou execução do serviço.
Custos são incorporados ao bem ou serviço final. Exemplos típicos incluem a matéria-prima usada na produção, os salários dos trabalhadores que atuam diretamente na fabricação e os custos logísticos ligados ao transporte de insumos.
Despesas estão relacionadas à administração e operação da empresa, como o pagamento do aluguel do espaço comercial, os salários dos funcionários administrativos, investimentos em publicidade e contas de consumo, como conta de energia e água.
Portanto, os custos compõem o produto ou serviço oferecido ao cliente, enquanto as despesas sustentam o funcionamento da empresa como um todo.
Como classificar os gastos de uma empresa?
Os gastos corporativos se dividem em quatro grandes grupos, são eles:
- Despesas fixas: são os gastos que ocorrem de forma regular e previsível, independentemente das variações no faturamento da empresa. Mesmo que os valores possam sofrer pequenos reajustes, esses pagamentos continuam sendo feitos com frequência. Um exemplo comum é o aluguel do espaço onde a empresa funciona, que deve ser quitado todos os meses.
- Despesas variáveis: são aquelas que não ocorrem com frequência definida e dependem de fatores como volume de produção ou desempenho em vendas. Um exemplo é o pagamento de comissões a funcionários que atingem metas, ou o aumento de custos com matéria-prima quando a produção cresce.
- Despesas operacionais: correspondem aos custos essenciais para manter o funcionamento da empresa. Incluem salários, contas básicas, investimentos em marketing e outras atividades diretamente ligadas ao dia a dia do negócio.
- Despesas não operacionais: não têm relação direta com a atividade principal da empresa. São gastos eventuais, como honorários advocatícios em processos judiciais, que não fazem parte da rotina operacional.
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Quais são os benefícios da gestão de despesas corporativas?
Adotar uma gestão de despesas corporativas eficaz fortalece a saúde financeira da empresa e cria um ambiente mais organizado e estratégico. O controle eficiente dos gastos permite tomar decisões com base em dados reais e reduzir custos que passam despercebidos. Veja os benefícios:
Visão mais clara das finanças
A empresa que acompanha com atenção seus gastos sabe exatamente para onde o dinheiro vai. Esse controle detalhado revela onde ocorrem excessos, facilita o planejamento a médio e longo prazo e ajuda a priorizar o que realmente importa para o crescimento do negócio.
Redução de desperdícios
Com uma estrutura de despesas bem definida, a empresa identifica gargalos e elimina gastos que não trazem retorno. Esse olhar apurado sobre o uso dos recursos promove economia, evita retrabalho e fortalece a gestão orçamentária.
Decisões mais seguras
Dados concretos sobre os gastos oferecem suporte para decisões estratégicas com menos margem de erro. Com base em informações confiáveis, a liderança consegue avaliar riscos, planejar investimentos e realocar recursos de forma eficiente.
Melhoria no desempenho operacional
Distribuir bem os recursos disponíveis melhora o desempenho das atividades e gera resultados mais consistentes. Quando cada área da empresa conta com o que realmente precisa, os processos fluem melhor e o retorno financeiro aparece com mais rapidez.
Como fazer ou otimizar a gestão de despesas na empresa?
A adoção de tecnologias, a revisão de contratos com fornecedores e a implementação de métodos rigorosos de controle também contribuem para uma gestão mais eficaz. Veja abaixo algumas ações fundamentais para organizar e otimizar as despesas:
- Planejamento financeiro: desenvolva um orçamento detalhado alinhado às necessidades do negócio e defina metas objetivas para controlar os gastos.
- Acompanhamento das despesas: utilize ferramentas de gestão ou softwares específicos para registrar e visualizar os gastos em tempo real.
- Análise de oportunidades: avalie periodicamente os gastos para identificar excessos, padrões de consumo e possibilidades de economia.
- Renegociação com fornecedores: busque melhores preços e condições comerciais para reduzir os custos de aquisição de produtos e serviços.
- Automatização de tarefas: aplique soluções tecnológicas que permitam reduzir falhas humanas e aumentar a eficiência nos processos financeiros.
- Políticas internas bem definidas: estabeleça regras claras sobre como os recursos devem ser utilizados dentro da empresa, evitando desperdícios.
Como os benefícios corporativos ajudam a reduzir despesas?
Os benefícios corporativos podem ajudar a reduzir as despesas com os colaboradores. Um exemplo prático é a Allya, que oferece descontos em diversas categorias de consumo para os funcionários, como parcerias com instituições de ensino que elimina a necessidade de fazer subsídios.
Isso significa que, ao oferecer a Allya como benefício corporativo, o RH consegue promover bem-estar e qualidade de vida aos profissionais e, ao mesmo tempo, contribui para a gestão inteligente de despesas da organização. É um exemplo claro de como alinhar economia com valorização da equipe.
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