Todo profissional, independentemente da área de atuação, busca trabalhar em uma empresa onde a comunicação flui de maneira clara, transparente e livre de ruídos.
Isso porque os ruídos na comunicação interna não só atrapalham o fluxo de informações, mas também causam mal-entendidos e confusões que podem impactar a produtividade e o clima no ambiente de trabalho.
Um exemplo disso é a rádio-corredor que, ao ganhar força dentro da organização, pode gerar desinformação e comprometer os resultados.
Mas como evitar que isso ocorra?
Com as estratégias e ferramentas certas, é possível não só evitar os ruídos, mas também conscientizar todos, inclusive líderes, sobre a importância de investir em uma comunicação mais democrática e estratégica.
Para saber mais sobre como evitar ruídos na comunicação interna e aumentar a produtividade no ambiente de trabalho, continue lendo:
O que são os ruídos na comunicação?
Sabe quando você fala A, mas o seu colega de trabalho entende B? Apesar de ser mais comum do que se imagina, essa falha de comunicação pode ser resolvida em poucos minutos de conversa.
O problema é quando esses ruídos estão enraizados na cultura da empresa, afetando não só a eficiência das equipes, mas também a maneira como as pessoas recebem, compreendem e repassam as informações.
Os ruídos na comunicação podem ser provocados por qualquer tipo de barreira e/ou interferência que impeça a mensagem de ser transmitida de forma clara e objetiva, como falhas no canal de comunicação utilizado, falta de alinhamento entre as equipes e até mesmo conflitos pessoais.
Em muitos casos, os ruídos ocorrem devido a processos mal estruturados ou à falta de transparência ao disseminar as informações.
Quando isso ocorre, as pessoas tendem a preencher as lacunas sozinhas, e é aí que surgem os boatos e as interpretações equivocadas.
Para saber mais sobre os principais ruídos de comunicação que existem, além de estratégias que podem ajudar sua empresa a reduzi-los, leia abaixo:
1. Troque os ruídos físicos por ambientes mais silenciosos e organizados
Quando o objetivo é manter o foco e a produtividade, o barulho é, talvez, uma das maiores fontes de distração dentro e fora da empresa. Isso porque lidar com a poluição sonora não é uma exclusividade de quem trabalha presencialmente.
De um lado, temos os colaboradores que trabalham em ambientes compartilhados, onde diversas atividades e conversas acontecem ao mesmo tempo.
De outro, temos o home office, que mesmo oferecendo mais conforto e privacidade aos funcionários, não está livre de barulhos externos como obras, trânsito, vizinhos ou até mesmo conversas de familiares, som de eletrodomésticos e muito mais.
Para evitar que o profissional perca informações importantes durante uma reunião, ou se distraia ao realizar uma tarefa, é importante que a empresa busque algumas soluções, como fornecer fones de ouvido com cancelamento de ruído, por exemplo.
Outro ponto importante é a flexibilização da jornada de trabalho, considerando o perfil e a rotina de cada funcionário. Essa personalização permite que cada pessoa identifique os horários em que se sente mais concentrado e produtivo, aumentando, assim, a qualidade das entregas.
2. Troque os ruídos técnicos por uma abordagem omnichannel
Se você nunca teve problemas técnicos no meio de uma reunião importante: parabéns, você é uma pessoa privilegiada!
Brincadeiras à parte, se tem uma coisa que aprendemos com o home office, é que por maior que seja o nosso preparo, todos estamos suscetíveis a imprevistos.
Pode ser uma queda de luz, a internet que travou, o microfone que parou de funcionar do nada… Enfim, dá coceira só de imaginar, não é mesmo?
Nesse contexto, depender de um único canal para que a comunicação flua conforme o esperado é, no mínimo, arriscado. Por isso, o conceito de atendimento omnichannel surge como uma solução eficaz.
A integração de diversos canais de comunicação, como e-mail, WhatsApp, redes sociais e até aplicativos, garante que a comunicação entre clientes e colaboradores ocorra de maneira acessível e contínua, mesmo quando um canal nos deixa na mão.
Isso significa que, caso haja algum problema técnico na plataforma atual, é possível migrar para outra ferramenta e continuar o atendimento de onde parou, sem perder informações ou comprometer a qualidade do serviço.
Afinal, no modelo de atendimento omnichannel, todas as interações são registradas em tempo real e podem ser consultadas a qualquer momento, o que ajuda a evitar que informações se percam no meio do caminho ou que haja algum mal-entendido.
3. Troque os ruídos semânticos por uma comunicação simples e direta
Você sabia que a semântica é a ciência que estuda o significado das palavras, frases e termos que fazem parte de uma mensagem? Para algumas pessoas, essa informação é bastante óbvia, mas para outras, nem tanto.
Essa afirmação tem tudo a ver com os chamados ruídos semânticos, que surgem quando uma das partes não entende muito bem o que foi dito, escrito ou lido.
Ainda não entendeu? Calma, a gente explica!
É comum encontrarmos empresas de tecnologia e agências de publicidade que utilizam palavras em inglês e jargões técnicos para se comunicar com seu público, o que não é necessariamente errado, mas que pode abrir margem para várias interpretações e mal-entendidos.
Para evitar esses e outros ruídos na comunicação, é preciso entender que vários subgrupos podem coexistir dentro da mesma empresa e, mesmo falando o mesmo idioma, podem interpretar as palavras de maneira diferente.
Portanto, é papel dos gerentes, líderes e profissionais de comunicação interna e RH promover uma comunicação simples e direta, garantindo que todos os funcionários, independente da área de atuação, nível hierárquico e experiência, compreendam claramente todas as mensagens transmitidas.
Isso pode ser feito por meio de treinamentos, glossários internos e da padronização de termos e expressões, evitando o uso excessivo de termos que possam gerar confusões desnecessárias.
4. Troque os ruídos psicológicos por um ambiente de bem-estar e confiança
Quem poderia imaginar que os ruídos na comunicação também podem estar diretamente relacionados ao bem-estar e à saúde mental das pessoas?
À primeira vista, pode parecer que uma coisa não tem nada a ver com a outra, mas o fator psicológico pode influenciar não só a forma como a mensagem é transmitida, mas também como as pessoas irão absorvê-la e interpretá-la.
Ambientes hostis e extremamente autoritários, além de comprometer o rendimento das equipes, fazem com que os funcionários se sintam desmotivados, estressados e pressionados, o que compromete até mesmo o entendimento de mensagens neutras ou positivas, que passam a ser interpretadas de forma negativa e distorcida.
Para que os colaboradores não se sintam intimidados e entendam tudo direitinho, é fundamental promover um ambiente de trabalho baseado na confiança, no diálogo e no respeito a todos. Isso pode ser feito através de uma cultura de feedback bem estabelecida e com líderes que inspiram, em vez de controlar.
5. Troque os ruídos fisiológicos por uma atenção à saúde física do pessoal
Da mesma forma que a saúde mental pode interferir na comunicação, a saúde física conta muito na hora de garantir que as coisas são ditas e entendidas do jeito certo.
Situações como cansaço extremo, dores corporais, fome ou até mesmo uma noite mal dormida podem afetar diretamente a forma como os profissionais interagem e recebem informações.
Quando um colaborador está desconfortável fisicamente, sua atenção e foco podem ser prejudicados, gerando ruídos na comunicação. Por isso, empresas que se preocupam com o bem-estar de seus funcionários devem adotar medidas que ajudem a promover a saúde física no ambiente de trabalho.
Isso pode incluir desde a oferta de horários flexíveis para pausas e alimentação, até a criação de espaços de relaxamento nas estações de trabalho. Essas ações simples, mas eficazes, garantem que os colaboradores estejam fisicamente aptos para receber e transmitir mensagens de forma clara e sem interferências.
6. Troque os ruídos culturais por uma maior compreensão e inclusão
No ambiente corporativo, é cada vez mais comum encontrar equipes formadas por pessoas de diferentes origens, etnias e culturas. Essa diversidade é extremamente positiva para a troca de experiências e inovação, mas também pode gerar ruídos na comunicação.
Os ruídos culturais surgem quando diferenças de hábitos, costumes e até mesmo formas de expressão levam a mal-entendidos ou conflitos. Por exemplo, uma expressão comum em uma determinada cultura pode ser interpretada de forma ofensiva ou confusa por alguém de outra.
Para evitar esses ruídos na comunicação, é essencial que as empresas promovam um ambiente inclusivo, onde haja respeito pelas diferenças culturais e onde todos se sintam ouvidos e compreendidos.
Programas de diversidade e inclusão, além de treinamentos interculturais, são ótimas formas de garantir que os colaboradores aprendam a lidar com essas diferenças de maneira positiva.
Reduza os ruídos na comunicação com os canais certos
Os ruídos na comunicação interna podem surgir de várias formas e, quando não identificados e corrigidos a tempo, acabam prejudicando não só o desempenho das equipes, mas também os resultados da organização.
Por isso, é fundamental que líderes e profissionais de comunicação interna estejam sempre atentos aos diferentes tipos de ruídos e invistam em estratégias que garantam uma comunicação mais clara, objetiva e inclusiva para todos.
Uma boa maneira de começar é investindo em soluções inteligentes e automatizadas como o aplicativo e a TV corporativa, meios capazes de disseminar informações de forma clara e padronizada, reduzindo a chance de mal-entendidos.
O aplicativo, por exemplo, permite que as mensagens sejam enviadas diretamente aos colaboradores, garantindo que todos recebam as mesmas informações ao mesmo tempo.
Além disso, a possibilidade de enviar notificações em tempo real mantém todos alinhados, mesmo quando estão fora do escritório ou em trabalho remoto.
O app também oferece a opção de respostas rápidas e interativas, facilitando a troca de feedback entre equipes e líderes.
Já a TV corporativa é uma ferramenta que permite exibir comunicados importantes, dados de desempenho e informações relevantes de forma visual e impactante.
A exibição de conteúdos através de telas distribuídas em áreas estratégicas aumenta a visibilidade das mensagens e garante que todos os colaboradores sejam informados, evitando ruídos causados por falhas nos canais tradicionais.
Por fim, ao integrar soluções tecnológicas como o aplicativo e a TV corporativa, as empresas conseguem criar um ambiente onde a comunicação interna flui de forma mais transparente e eficiente.
Ao reduzir os ruídos, tanto os líderes quanto os colaboradores têm mais clareza nas suas interações, o que contribui para a produtividade e o sucesso da organização.
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Escrito por Pix Mídia, empresa de tecnologia especializada em soluções para comunicação interna.
